O reembolso de despesas é prática costumeira nas contratações de prestação de serviço. Sobre este assunto, o Fisco Federal, por diversas vezes, já se manifestou no sentido de que o reembolso de despesa é receita tributável.
Mas nem todo reembolso de despesa é receita. É certo que, em alguns casos, busca-se desclassificar a receita para reembolso de despesas na tentativa de afastar incidências tributárias, prática esta que a Receita Federal não admite.
Para considerar-se legítimo e sem incidência tributária, o reembolso de despesas deve consistir no recebimento de valores que, por previsão legal ou contratual, são de titularidade da empresa contratante do serviço, mas, foram pagas pela empresa contratada.
Logo, os valores recebidos pela contratada não correspondem a custos ou despesas próprias, mas sim a gastos de terceira pessoa, no caso, a contratante do serviço.
Por esse motivo, contabilmente, a contratada deve registrar os pagamentos das despesas efetuadas como um direito a receber, em conta do Ativo e, consequentemente, o valor recebido a título de reembolso de despesa não será computado como receita.
Nota-se que, nem os pagamentos efetuados pela contratada, nem o valor do reembolso recebido transitam em conta de resultado. Neste caso, os comprovantes das despesas devem estar em nome da empresa contratante da prestação de serviços.
No caso de os valores recebidos sob a rubrica de reembolso de despesas serem atribuíveis ao custo do serviço restará configurada a receita, com todas as incidências tributárias (IRPJ, CSLL, PIS/Pasep e COFINS) e, serão atribuíveis ao custo do serviço todas as despesas com a mão de obra e outros custos com o pessoal diretamente envolvido na prestação dos serviços, o material utilizado e os custos indiretos atribuíveis. Vejamos recente Solução de Consulta da Receita Federal sobre o assunto, nº 159/12 da 8ª Região Fiscal (São Paulo):
Ementa: BASE DE CÁLCULO. REEMBOLSO DE DESPESA.
A base de cálculo da Contribuição para o PIS/Pasep no regime cumulativo é o valor do faturamento, entendido como a receita bruta auferida pela pessoa jurídica, observadas as exclusões permitidas em Lei.
Desse modo, os valores recebidos de clientes, referentes a reembolso de despesas incorridas pela pessoa jurídica visando à prestação dos serviços que constituem seu objeto compõem a receita bruta para fins de apuração da base de cálculo da contribuição, uma vez que não há nenhum dispositivo legal permitindo sua exclusão.
Dispositivos Legais: Lei nº 9.718, de 1998, arts. 2º e 3º, caput e § 2º; Decreto nº 3.000, de 1999, arts. 278 a 280; Lei nº 5.474, de 1968, art. 20.
Por esse motivo, nos contratos de prestação de serviços somente será considerado reembolso de despesa os gastos que a contratada tenha, mas que pela sua natureza sejam de titularidade da contratante, não constituindo, portanto, custo do serviço da contratada.
Em caso de autuação fiscal, o contribuinte somente conseguirá afastar a incidência tributária se conseguir comprovar a legitimidade do reembolso, assim caracterizado aquele ressarcimento ao prestador de serviços de despesas antecipadas por este, mas de titularidade da contratante.
Exemplo clássico de reembolso de despesas identificamos na prestação de serviços advocatícios. As custas judiciais pagas pelo advogado e ressarcidas pelo contratante não sofrem tributação, uma vez que este, como autor da ação judicial, é que deve pagá-las. Já os gastos com transporte, estagiários, material de escritório etc., compõem o custo do serviço advocatício, logo, devem ser tributados, quando ressarcidos pela contratante.
De qualquer forma, cabe ao contribuinte, utilizando como orientação as decisões prolatadas nos diversos processos de consulta, à vista dos documentos ou relatórios e após analisadas as peculiaridades e condições específicas em cada caso, definir com mais exatidão a quem cabe o ônus dos gastos efetuados e a este atribuir as despesas.
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